Verfahrensdokumentation – Kasse braucht ein Konzept

Seit Veröffentlichung der GoBD im Jahr 2014 ist der Begriff der (steuerlichen) Verfahrensdokumentation1 mehr und mehr in den Fokus gerückt. Aus steuerlicher Sicht lässt sich auf den ersten Blick zunächst keine gesetzliche Norm erkennen, die eine Pflicht zur Anfertigung einer Verfahrensdokumentation begründen könnte (Aufzeichnungspflicht). Im Gegenteil – der Begriff der Verfahrensdokumentation wird im Umfeld der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten nirgends expressis verbis genannt.2 Insbesondere § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB regeln lediglich eine Aufbewahrungspflicht für die zum Verständnis von Büchern und Aufzeichnungen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, ohne die „Verfahrensdokumentation“ ausdrücklich zu nennen. Daraus ließe sich im ersten Schritt schlussfolgern, dass es einer solchen nicht bedarf. Dem ist entgegen zu treten, da die Dokumentation funktional verstanden werden muss, auf die tatsächliche Bezeichnung kommt es nicht an.3