Arbeitstagungen mit vielen Mitarbeitern sind sehr kostenintensiv. Nicht nur die tatsächlichen Kosten fallen an, wie Hotelbuchungen, Fahrtkosten, Verpflegung, sondern auch die versteckten Kosten. Versteckte Kosten sind sogenannte Opportunitätskosten, die durch nicht genutzte Erträge oder Nutzen entstehen, da einer anderen Tätigkeit nachgegangen wird, als in der Rollenbeschreibung aufgeführt wird, was also über die eigene Funktion in der Organisation hinausgeht. Diese werden auch Verzichts- oder Alternativkosten genannt (BWL Lexikon, 2024). Um die Kosten zu begrenzen, sind auch hybride partizipative Großgruppen-Methoden geeignet. Virtuelle Elemente können die Präsenz-Zeit verkürzen und damit die Opportunitätskosten und die tatsächlichen Kosten reduzieren. Je nach Methodik können die Zeiten für die virtuellen Kleingruppen-Arbeiten an die Arbeitszeiten pro Gruppe angepasst werden. Beim Außendienst sind z. B. häufig die frühen Morgenstunden oder die Mittagszeiten seltener durch Kundenkontakte blockiert. Diese Zeiten würden sich für virtuelle Trainings-Sequenzen anbieten. Eine Großgruppen-Konferenz komplett virtuell durchzuführen, würde ich nicht empfehlen. Es fehlt der persönliche dreidimensionale Kontakt zueinander, der aber nötig ist, um Vertrauen und Sicherheit empfingen zu können.