Eine Arbeitstagung benötigt ein Team (Kap.  2 ), mit dem die Didaktik und Methodik abgestimmt werden (Abschn.  1.1 ). Zur Abstimmung und zur späteren Dokumentation benötigt das Team einen Ablauf-/Regieplan, auch für ein späteres „Train the Trainer“ (Einweisung) kurz vor der Tagung für die unterstützenden Moderatoren und Führungskräfte, die als Trainer/Ermöglicher die Workshops in Kleingruppen unterstützen. In der Praxis habe ich zwei verschiedene Ablaufpläne erprobt. Dabei habe ich festgestellt, je visueller der Ablaufplan ist, desto genauer ist die Umsetzung der Methode vor allem bei einer kurzfristigen Einweisung („Train the Trainer“) der unterstützenden Moderatoren kurz vor Beginn der Tagung. Der abgestimmte Ablauf-/Regieplan sollte immer ausgedruckt für jeden Unterstützer und jedes Team-Mitglied auf der Arbeitstagung vorliegen, möglichst in einem Ordner abgeheftet und mit einem Kugelschreiber versehen, um bereits abgearbeitete Punkte durchstreichen oder eigene Kommentare bei der Einweisung ergänzen zu können. Egal, wie genau man selbst als Trainer/Ermöglicher den Ablauf-/Regieplan erstellt hat, so basiert dieser doch auf dem eigenen Konstrukt. Erklärungen und Einweisungen müssen von den unterstützenden Moderatoren verstanden werden und darüber hinaus auch die Haltung der Rolle des Trainers/Ermöglichers begriffen und umsetzbar für die unterstützenden Moderatoren werden. Dabei ist es notwendig, wenn Führungskräfte als Unterstützer gewählt werden, dass diese ihre Führungsrolle für den Workshop ablegen und in der Kleingruppe, die sie einweisen, keine eigenen Mitarbeiter sind. Genauso wichtig ist es, den Beginn und das Ende sinnvoll zu gestalten und schon dort das Miteinander, partizipative Vorgehen auf Augenhöhe zu verdeutlichen. So kann das Autonome Nervensystem beruhigt und der Smart Vagus von Beginn an aktiviert werden. Das ist notwendig, damit Flow-Erlebnisse entstehen und die Arbeitstagung kreativ und offen gestaltet werden kann.