Der erste Schritt der Analyse diente, wie oben beschrieben, im Sinne einer initiierenden Textarbeit (Kuckartz und Rädiker 2022) einer ersten Sichtung des Materials, um einen Überblick zu bekommen, große thematische Schwerpunkte zu identifizieren, um eine Struktur als Basis für die weitere Analyse zu legen. Zum Aufbau der Schreiben ist festzuhalten, dass sie Ähnlichkeiten aufweisen. Sie beginnen nach dem persönlichen Adressieren mit einleitenden Worten mit einer klaren Botschaft meist gefolgt von der Beschreibung des beruflichen Werdegangs und bisher aufgebauter Kompetenzen.