Für eine sehr lange Zeit waren die E-Mail und eine herkömmliche Dokumentenablage das Hauptkommunikationsmittel auch für Vorbereitungen und Durchführungen von Gremiensitzungen. Dabei diente die E-Mail nicht nur als Transportmittel für offizielle Einladungen und einfachste Informationen, sondern wurde auch dafür genutzt zahlreiche Dokumente, Beschlüsse und ganzen Informationspakete zu versenden. Im Ergebnis begaben sich die Organisatoren einer Gremiensitzung damit immer auf dünnes Eis: Denn die Auffindbarkeit aller Dokumente hing damit stark von der individuellen Ordnung und Strukturiertheit der Empfänger und dem Zugang zu Sharepoints ab. Wahrnehmbares Chaos war stets vorprogrammiert.