Auf dem Weg zu einem funktionierenden Controllingsystem ist die Begriffsklärung die erste Hürde, die man nehmen muss. Das richtige Begriffsverständnis von Controlling ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Anwendung. Aufgrund versetzt verlaufender Entwicklungen des Controllings – zuerst in der Praxis, dann in der Theorie – existiert keine einheitliche Definition des Controllingbegriffes. Dies führt immer wieder zu Missverständnissen. Häufig wird Controlling mit dem im deutschen nahe liegenden Begriff „Kontrolle“ gleichgesetzt, doch diese Auffassung ist zu kurz gegriffen. Controlling umfasst weit mehr als Kontrolle. Das im Controllingbegriff enthaltene englische Verb „to control“ hat richtig übersetzt die Bedeutung von „regeln“ oder „steuern“. Mit Controlling ist also gemeint, auf ein Ziel zuzusteuern und dabei die Zielerreichung zu sichern. Ziele bzw. ein Zielsystem müssen im anwendenden Kulturbetrieb zwingend vorhanden sein. Die Fragen „wo wollen wir hin?“ und „wie kommen wir dahin?“ müssen geklärt sein. Erst dann kann die Controllingfunktion den Weg zum Ziel wirkungsvoll begleiten, indem sie laufend kontrolliert, ob der richtige Weg eingeschlagen wurde und ob die Zielerreichung gesichert ist. Im Falle einer Abweichung sind entsprechende Korrekturen zu initiieren. Controlling ist also eine betriebswirtschaftliche Servicefunktion zur Sicherung der Zielerreichung, die ohne festgelegtes Ziel wirkungslos ist (vgl. Horvàth, 2024; Horvàth & Partners, 2016; Preißler, 2020, u. a.). In der Literatur werden gerne die Bilder des Controllers in der Rolle eines Lotsen oder Navigators genutzt. Ein kleines Beispiel macht den Unterschied zwischen Kontrolle und Steuerung deutlich: Ein Museum setzt sich das Ziel, in einer Sonderausstellung 4.000 Besucher zu erreichen. Bei der Anwendung einer klassischen Endkontrolle überprüft man nach Abschluss der Ausstellung, wie viele Besucher gekommen sind und stellt fest, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Die Konsequenz dieses Verfahrens ist, dass das Ergebnis nicht mehr veränderbar ist. Der Controllingansatz geht von einem laufenden Soll-Ist-Vergleich aus, also einem Steuer- und Regelkreismechanismus, der hier systemimmanent ist. Es wird also laufend überprüft, wo die tatsächliche Besucherzahl im Verhältnis zur Zielgröße steht. Damit kann die Chance genutzt werden, steuernd einzugreifen. Beispielsweise können weitere Werbemaßnahmen initiiert werden oder die Öffnungszeiten werden ausgeweitet oder angepasst, man schafft Preisanreize, um ggfs. die Besucherströme zu kanalisieren etc.